Mengurus Legalisasi Buku Nikah, Akta Kelahiran dan KK di Tiga Kementerian

Assalamualaykum

Intro

Setelah melakukan studi selama kurang dari setahun di Kota Bandung, tiba waktunya untuk melakukan langkah berikutnya, yaitu melakukan penelitian ke luar negeri. Berdasarkan hasil minat, kebutuhan riset dan kuota, alhamdulillah saya mendapatkan kesempatan untuk melakukan riset ke negara Jerman. 

Persiapan mulai saya lakukan ketika libur semester genap dimulai, seperti belajar bahasa Jerman, menyiapkan materi riset dan tentunya visa. Dari informasi yang saya dapat dari senior, jika kita ingin membawa keluarga, visa ke Jerman lebih rumit daripada negara lain di Eropa, sehingga sebisa mungkin saya sudah siapkan jauh-jauh hari agar jadwal pelaksanaan riset tidak terganggu. Beberapa hal yang perlu dilakukan dan bisa dicicil tanpa menunggu undangan dari kampus di luar negeri sana adalah melakukan legalisasi dokumen kependudukan dan pernikahan. Kedua jenis dokumen tersebut disertakan sebagai salah satu syarat visa terutama visa kumpul keluarga.

Setelah mendapat informasi dari senior dan blog di internet, berangkatlah saya melegalisasi dokumen saya ke tiga kementerian, yaitu Kementerian Agama, Kementerian Hukum dan HAM serta Kementerian Luar Negeri.

Legalisasi

Legalisasi harus dilakukan secara bertahap sehingga tidak bisa kita lakukan secara paralel. Prosesnya yaitu dari Kemenag, Kemenkum HAM dan terakhir Kemenlu. Selain dokumen buku nikah muslim (Akta Kelahiran, KK dan Akta Pernikahan non Muslim) bisa langsung proses ke Kemenkum HAM.

Legalisasi yang dilakukan di sini adalah melegalisasi dokumen asli, bukan fotokopiannya. Jadi nantinya setelah semua proses ini selesai, dokumen asli kita akan ditempeli beberapa stiker dari ketiga kementerian tersebut.

Proses Kemenag

Bagian Legalisasi di Kemenag

Untuk legalisasi buku nikah muslim, yang perlu dibawa adalah kedua buku nikah asli, fotokopi KTP suami dan istri, serta tiga lembar fotokopi yang dilegalisasi oleh KUA kecamatan. Jadi, sebelum ke Kemenag, pastikan sudah ke KUA untuk melakukan legalisir fotokopi buku nikah. Format fotokopinya adalah semua halaman buku nikah disalin pada satu lembar bolak-balik. Catatan pentingnya adalah, pihak yang melegalisasi adalah Pejabat KUA sekarang, sehingga kalau Anda sudah pernah legalisasi sejak lama, ada kemungkinan tidak dilegalisasi oleh pejabat yang terkini. Bagian legalisasi bisa jadi Kemenag akan menolak legalisasi yang sudah lama. Pegawai Kemenag kemarin saya lihat sempat melakukan konfirmasi telepon ke Kantor Kemenag setempat karena tidak yakin dengan penjelasan seseorang sebelum saya karena keterangan tahun legalisasinya 2018.

Untuk lokasi Kantor Kemenag berada di daerah Thamrin. Sedangkan urusan legalisasi buku nikah berada di lantai 9 bagian Bina KUA dan Keluarga Sakinah. Nanti kita disuruh mengisi formulir mengenai keperluan apa dan negara tujuan (saran saya bawa pena sendiri). Hasil legalisasi adalah di halaman belakang buku nikah (catatan status perkawinan), terdapat tanda tangan dan stempel dari Kemenag, begitu pula pada lembar fotokopi legalisir (dua lembar yang dikembalikan kepada kita).

Proses Kemenkum HAM

Gedung CIKS

Langkah selanjutnya kita akan melakukan legalisasi di Kemenkum HAM. Lokasinya berada di Gedung CIKS di Cikini Raya. Sebelum ke sana, kita perlu meng-upload dokumen yang akan dilegalisasi pada website legalisasi.ahu.go.id. Silakan membuat akun terlebih dahulu dan mulai melakukan upload dokumen. Dalam sekali permohonan, kita bisa meng-upload dokumen sekaligus. Teknisnya seperti ini, permohonan pertama adalah dokumen kependudukan. Di sini kita meng-upload seluruh dokumen kependudukan kita, yaitu KK dan Akta Kelahiran. Kalau kasus seperti saya, saya meng-upload 5 dokumen, yaitu dokumen Akta untuk 4 orang (satu keluarga) dan 1 dokumen KK. Dokumen dapat berupa pdf, jpg atau png. Nanti untuk per masing-masing dokumen itu akan diminta membubuhkan data nomer dokumen, pihak yang menandatangani dan kantor penerbit dokumen. Misalkan KK, masukkan nomer KK yang di atas itu, lalu kepala dukcapil yang menandatangani serta nama kantor disdukcapil lengkap dengan keterangan di kabupaten mana. Pastikan pada saat mengisi nama, akan muncul data nama autofill di kolom tersebut. Jika tidak ada, ada kemungkinan nama tersebut spesimennya belum terdaftar di aplikasi AHU. 

Formulir Spesimen Tanda Tangan

Mintalah spesimen data ke dinas terkait seperti yang di gambar, lalu upload bersama dengan dokumen yang namanya tidak terdaftar di autofill aplikasi. Untuk permohonan kedua adalah dokumen Buku Nikah. Scan seluruh halaman buku nikah suami istri serta fotokopi legalisir, sehingga nanti ada 10 halaman yang di-upload. Jangan lupa untuk memilih bahwa dokumennya ada dua, mengingat kita meng-upload dua dokumen dalam satu permohonan. Masukkan data nomor dan nama pejabat Kemenag yang melegalisir (ini yang membuat beda dengan dokumen lain karena bukan pihak KUA yang menandatangani buku nikah kita).

Setelah di-upload, tunggu sampai muncul notifikasi dokumen diverifikasi dan voucher pembayaran. Biasanya sekitar 4 jam atau sehari. Oleh karena itu, upload dokumen ini lebih baik dilakukan jauh sebelum kita berencana pergi ke kantor Kemenkum HAM. 

Voucher Pembayaran berisi nomer rekening tujuan (Bank BNI) untuk membayar biaya legalisasi, yaitu sebesar 50 ribu rupiah per dokumen. Bisa melalui ATM atau bayar langsung di teller BNI di Gedung CIKS. Saran saya tulis dulu di kertas seluruh nomer voucher sebelum pergi ke meja teller BNI CIKS. Setelah mendapatkan bukti pembayaran, bawalah bukti tersebut beserta dokumen asli ke loket 1 di bagian pelayanan. Di sana kita akan diberikan stiker legalisasi yang tertulis nama pejabat Kemenkum HAM dan pejabat yang tertera di KK dan Akta serta Pejabat Kemenag yang melegalisasi Buku Nikah. Setelah itu, minta bantuan pada petugas atau satpam di depan untuk menempelkan stiker di dokumen. Stiker biasanya dipasang di bagian kiri atas belakang dokumen. Jika dokumen sudah dilaminating, harus dilepas dulu. Saran saya minta bantuan saja ke bagian teknis di kantor tersebut atau tanya pada satpam di gedung CIKS.

Proses Kemenlu

Kantor Kemenlu

Setelah legalisasi dokumen di Kemenkum HAM selesai, lakukan upload dokumen segera pada aplikasi Legalisasi Kemenlu yang sayangnya hanya tersedia via aplikasi Android. Padahal kalau bisa dibuka via web lebih mudah aksesnya menurut saya. Install aplikasi dan lakukan signup seperti biasa. Cara meng-upload dokumen kira-kira seperti pada web Kemenkum HAM, hanya saja ditambah halaman di mana terdapat stiker legalisasi dari Kemenkum HAM. Selain itu, kita perlu meng-upload bukti pembayaran juga. 

Kira-kira, proses di kemenlu seperti ini: upload dokumen (halaman isi dan stiker legalisasi dari kemenkumham) -> menunggu verifikasi dan mendapatkan rekening transfer bank Mandiri (bisa ke bank mandiri di kemenlu, kantor lain atau via atm mandiri. Saya coba bayar pakai atm mandiri syariah tidak bisa) -> upload bukti pembayaran -> menunggu verifikasi bukti pembayaran dan informasi waktu pengambilan. Pembayaran ke bank harus dilakukan di tanggal yang sama ketika dokumen terverifikasi. 

Kendala yang saya alami adalah dokumen atau bukti bayar ditolak kalau tidak terpotret dengan jelas serta sistem verifikasi pembayaran (yang katanya) dari bank dilakukan per jam. 

Berdasarkan proses di atas, kita baru pergi ke Kantor Kemenlu (di seputaran Stasiun Gambir) setelah mendapat undangan yang tertera di pemberitahuan via aplikasi (sudah dengan jamnya juga). Ambil antrian legislasi dan cari tempat duduk dekat loket 5. Jika kita dipanggil, dokumen kita akan diminta dan diminta nomer registrasi yang terdapat di register permohonan di aplikasi. Dokumen akan dibawa masuk ke dalam untuk ditempel stiker dan stempel emboss.

Strategi Legalisir

Proses yang sepertinya rumit di atas, alhamdulillah dapat saya selesaikan dalam waktu tiga hari (Senin pagi hingga Rabu ashar). Seharusnya bisa lebih cepat lagi kalau saya tidak mengalami kendala voucher pembayaran gagal muncul di kemenkumham, foto dokumen ditolak di kemenlu karena foto agak ngeblur dan verifikasi pembayaran di kemenlu lagi delay. Untuk itu, berikut tips dari saya agar legalisasi dokumen Anda bisa lebih cepat selesai:

1. Semua dokumen di foto per halaman. Tidak harus di-scan, asal hasilnya jelas. Saya DITOLAK sudah dua kali gara-gara gambarnya agak kabur. Simpan dalam bentuk jpg saja dan pastikan ukuran file jika di Upload dalam satu paket dokumen (contoh buku nikah, sekali Upload ada 4-5 halaman) tidak lebih dari 5 MB. Trik saya adalah, foto dokumen yang sudah tersimpan di gallery saya screenshot. Niscaya hasil screenshot lebih kecil ukurannya.

2. Sudah familiar dengan website dan manual aplikasi ahu kemenkumham dan kemenlu. Pastikan sudah daftar untuk kedua aplikasi tersebut dan coba utak atik. Problem di aplikasi ahu kemenkumham adalah nama penandatangan ada yang tidak masuk spesimen. Solusinya segera minta spesimen ke dukcapil atau KUA. Lalu gunakan LAPTOP untuk membuat permohonan. Lalu, simpan semua data di flashdisk dan gunakan fasilitas komputer di sana jika permohonan tiba-tiba ditolak atau ada masalah di sistem sehingga mengharuskan upload ulang. Sinyal HP di gedung CIKS lemah sehingga untuk mengecek progress lebih baik di luar gedung atau menunggu saja cafe atau KFC di dekat situ. Lalu untuk yang Kemenlu karena aplikasinya Android, pastikan aplikasi berjalan dengan baik. Verifikator di Kemenlu sangat meminta dokumen foto kita terpotret dengan jelas. Terutama foto pada stiker legalisasi dari kemenkumham, harus jelas nomornya.

3. Upload semua dokumen sebelum ke Jakarta (karena saya dari luar kota) ke aplikasi ahu kemenkumham, KECUALI buku nikah (karena hari pertama kita akan melegalisasi buku nikah dulu di Kemenag). Dokumen yang belum dilaminating, jangan dilaminating karena nanti halaman belakang akta akan ditempel stiker legalisasi.

4. Datang kalau bisa jam 8 di kemenag di bilangan thamrin lantai 9 di bagian Bina kua dan keluarga sakinah. Jangan lupa BAWA PENA karena kita akan mengisi form di sini. Setelah dilegalisir, segera Upload di ahu kemenkumham. Sambil Upload, pastikan dokumen lain (akta dan KK) apakah sudah di verifikasi.

5. Segera ke gedung CIKS CIKINI RAYA untuk melanjutkan proses kemenkumham. Kalau sudah terverifikasi segera pastikan ada kode voucher dan lakukan pembayaran cash saja di teller BNI di dalam gedung. Kalau setelah ada notifikasi dokumen terverifikasi tetapi tidak segera muncul kode voucher, ada kemungkinan kita apes kena error. Segera tanyakan saja ke petugas di loket 1 atau yang standby di dekat meja komputer. Jika memang error kita HARUS UPLOAD ULANG dan tentunya akan menunggu lagi. Pengalaman saya, dokumen akta dan KK yang sudah di upload jauh hari, pukul 11 siang sudah bisa dibayar. Jika buku nikah yang kita upload jam 9 (setelah legalisasi di Kemenag jam 8) hingga pukul 2 siang belum diverifikasi, segera konfirmasi ke loket 1. Petugasnya ramah-ramah dan sangat membantu kita. Beberapa kali kami dibantu untuk follow up agar dokumen segera terverifikasi. Jika sudah dapat stiker legalisasi, segera keluar dan temui satpam untuk bantu pasang stiker. Jangan dipasang sendiri. Susah soalnya. Nah kalau ada yang masih terlaminating, segera ke lantai bawah ke bagian teknisi atau tanya satpam. Kalau bisa yang laminating segera dikasih ke mereka begitu sudah datang ke CIKS.

6. Jika sudah dipasang stiker, segera difoto dan di-upload ke aplikasi Android kemenlu. Setelah di Upload segera ke kemenlu di daerah gambir. Bedanya Upload di kemenlu, kalau di ahu kita cuma Upload kk satu lembar aja, di kemenlu kita dua lembar, satu halaman depan satu halaman belakang yang ada stikernya itu.

Biaya Legalisasi

Legalisir kemenag -> gratis

Legalisir kemenkumham -> 50rb per dokumen 

Legalisir kemenlu -> 25rb per dokumen

Penutup

Legalisasi di ketiga kementerian tersebut memang cukup panjang prosesnya, tetapi dengan adanya penggunaan aplikasi, progress legalisasi dapat dipantau dengan mudah tanpa perlu kita antre “secara fisik” di gedungnya. Kendala yang saya alami semoga saja semakin berkurang sehingga pelayanan legalisasi dapat lebih baik lagi.

Waalaykumsalam